Legitimatieplicht bij het inchecken in een hotel
Wie in Nederland incheckt in een hotel, krijgt vrijwel altijd de vraag om zich te legitimeren. Dat is geen willekeurige keuze van het hotel, maar hangt samen met de wettelijke identificatieplicht en de administratieve verplichtingen die hotels hebben. Als gast is het prettig om te weten welke documenten geldig zijn, waarom die gevraagd worden en wat er met je gegevens gebeurt.
Welke identiteitsbewijzen zijn geldig
In Nederlandse hotels worden doorgaans een geldig paspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart of een rijbewijs geaccepteerd als legitimatie. Bij gasten uit landen binnen de Europese Unie is een nationale identiteitskaart meestal ook voldoende. Kom je van buiten de Europese Unie, dan wordt vrijwel altijd om een paspoort gevraagd, omdat daarop ook de inreisstempel of het visum kan worden gecontroleerd. Let erop dat je document nog geldig is, want verlopen legitimatie mag het hotel weigeren.
Waarom hotels om legitimatie vragen
Hotels zijn niet alleen gastvrije verblijfsplaatsen, maar ook ondernemingen die zich aan Nederlandse wet- en regelgeving moeten houden. De vraag om legitimatie is een combinatie van veiligheidsredenen, fiscale voorschriften en controle op toeristenbelasting. Het is dus meer dan alleen een formaliteit bij de receptie.
Verplichte nachtregistratie en toeristenbelasting
Veel gemeenten verplichten hotels om een nachtregister bij te houden. Hierin worden onder andere naam, adres, woonplaats, aankomstdatum en vertrekdatum van de gast genoteerd. Voor buitenlandse gasten kan ook nationaliteit of paspoortnummer worden geregistreerd. Deze gegevens worden gebruikt voor controles door de gemeente, bijvoorbeeld voor het correct innen van toeristenbelasting. Zonder betrouwbare legitimatie kan een hotel deze administratie niet juist voeren en kan een gast in theorie worden geweigerd.
Omgaan met privacy en kopieën van een identiteitsbewijs
Naast de identificatieplicht gelden ook strenge privacyregels. Veel gasten vragen zich af of een hotel zomaar een kopie van hun paspoort mag maken en hoe lang gegevens worden bewaard. Het antwoord daarop hangt samen met wat noodzakelijk is voor de nachtregistratie en de fiscale administratie.
Welke gegevens een hotel mag bewaren
Een hotel mag alleen die gegevens opslaan die nodig zijn voor de wettelijke administratie en voor het uitvoeren van de reservering. Denk aan naam, adres, woonplaats, verblijfsduur en eventueel nationaliteit. Het volledig kopiëren van een identiteitsbewijs, inclusief burgerservicenummer en pasfoto, is in veel gevallen niet nodig en moet tot een minimum worden beperkt. Vraag bij twijfel gerust welke gegevens precies worden genoteerd en hoe lang deze worden bewaard. Hotels horen zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en systemen te beveiligen, zodat onbevoegden geen toegang krijgen.
Praktische tips voor gasten
Voor een soepel incheckproces is het verstandig om altijd een geldig identiteitsbewijs bij de hand te hebben zodra je de receptie bezoekt. Reizigers van buiten de Europese Unie doen er goed aan hun paspoort te tonen, zodat visum of verblijfsstempel direct zichtbaar is. Reis je met kinderen, neem dan ook hun identiteitsbewijzen mee, omdat zij in veel gevallen als afzonderlijke gasten in het nachtregister worden opgenomen. Twijfel je over de legitimatie-eisen van een specifiek hotel, neem dan vooraf contact op. Zo voorkom je verrassingen bij aankomst en verloopt het inchecken snel en probleemloos.
